諮問庁：法務大臣
諮問日：令和７年６月４日（令和７年（行個）諮問第１４４号）
答申日：令和８年９月４日（令和８年度（行個）答申第１３５号）
事件名：本人がした行政文書開示請求事案に係る保有個人情報の一部開示決定に関する件（保有個人情報の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
別紙１の１に掲げる保有個人情報（以下、順に「本件請求保有個人情報１」ないし「本件請求保有個人情報１０」といい、併せて「本件請求保有個人情報」という。）の開示請求につき、別紙１の２に掲げる１０文書（以下、順に「文書１」ないし「文書１０」といい、併せて「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下、順に「本件対象保有個人情報１」ないし「本件対象保有個人情報１０」といい、併せて「本件対象保有個人情報」という。）を特定し、一部開示した決定については、別紙２に掲げる保有個人情報を特定し、更に該当するものがあれば、これを特定し、改めて開示決定等をすべきである。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）７６条１項の規定に基づく開示請求に対し、令和６年１２月１７日付け○管発第６８９４号により特定矯正管区長（以下「処分庁」という。）が行った一部開示決定（以下「原処分」という。）について、その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由の要旨は、審査請求書及び各意見書等によると、おおむね以下のとおりである（一部を除き原文ママ）。なお、添付資料は省略する。
（１）審査請求書
ア 要点
本件対象保有個人情報の特定に疑義があるので審査を求める。
イ 実情
（ア）審査請求人は本件で、処分庁に対し、本件請求保有個人情報の開示請求をした。
（イ）審査請求人が、開示の実施（紙媒体の写しの送付）を受けた本件対象保有個人情報を精査したところ、次のような状況が認められた。
ａ 本件請求保有個人情報５の事案部分に編綴された特定年月日Ｅ付け法務省矯総第１１８０号「裁決書」には、その送付に用いられたとみられる法務省（調査係）の庁名入りの角型２号封筒が付されていたが（添付資料１）、他の９件の事案部分に編綴された裁決書にはこのような封筒が付されていなかった。
ｂ 本件請求保有個人情報８の事案。（請求内容は「矯正定期報告（職員等による告発等）」）部分に編綴された特定年月日Ｆ付け「行政文書開示請求について（求補正２)」の本文には、「特定年度Ａ受付第３２号」と記載されており、また記１の請求内容も「勤務日誌（庶務課）」と記載されていた（添付資料２)。
ｃ 上記ａについていえば、いずれの事案にも「裁決書」が編綴されているところ、他の９件に係る裁決書にもそれぞれ送付に用いられた封筒が存在するはずであるのに、この事案に係る裁決書にしか封筒が付されていないというのは不自然であり、この点、本件対象保有個人情報の特定に誤りがあるのではないかと疑うのが通常である。
ｄ また、上記ｂについていえば、異なる事案の求補正書が編綴されているのであるから、本件対象保有個人情報の特定の誤りを疑うのは当然である。
ｅ 本件審査請求書の起案に当たり、念のため、開示された保有個人情報（が記録された行政文書）を一件ずつエクセルに入力しつつ探査し（添付資料３)、さらに審査請求人が処分庁から受領した外装を開封した時点で保有個人情報全体をスキャンしたＰＤＦデータを再度閲覧してみたが、やはり前述した実情のとおりであり、審査請求人の支配下において乱丁、落丁等が発生したものではないことを確認した。
ｆ 以上のとおりであるから、本件対象保有個人情報の特定に誤りがある疑いがあるので、その点につき審査を請う。
（２）各意見書
別紙３のとおり。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求は、審査請求人が処分庁に対し、令和６年９月２０日受付保有個人情報開示請求書により、本件請求保有個人情報に合致する保有個人情報の開示請求（以下「本件開示請求」という。）を行い、これを受けた処分庁が、本件請求保有個人情報に合致する保有個人情報として、本件対象保有個人情報を特定した上で、その一部を開示する決定（原処分）を行ったことに対するものであり、審査請求人は、本件請求保有個人情報に合致する保有個人情報として、本件対象保有個人情報を特定したことに不服があり、原処分を取り消し、本件請求保有個人情報に合致する正しい保有個人情報を開示するよう求めていることから、以下、原処分の妥当性について検討する。
２ 本件請求保有個人情報に合致する保有個人情報として、本件対象保有個人情報を特定したことの妥当性について
（１）本件対象保有個人情報は、特定年月日Ａ、Ｃ及びＤ受付で、審査請求人が処分庁に対して行った、各行政文書開示請求に関連する書類にそれぞれ記録された、審査請求人に係る保有個人情報であると認められる。（２）処分庁は、本件開示請求を受け、本件請求保有個人情報に合致する保有個人情報を探索したところ、本件対象保有個人情報を保有していることが確認されたことから、本件請求保有個人情報に合致する保有個人情報として、本件対象保有個人情報を特定したものである。
（３）また、本件審査請求を受け、処分庁担当者をして、文書庫、事務室及びパソコンの共有フォルダ等についても再度の探索を行わせたが、上記（２）に係る探索結果を覆す保有個人情報の存在は確認できなかった。（４）審査請求人は、審査請求書において、本件対象保有個人情報５に係る行政文書開示請求に関連する書類（文書５）として、法務省の庁名入り封筒の写しがつづられているところ、本件対象保有個人情報１ないし４及び６ないし１０に係る行政文書開示請求に関連する書類（文書１ないし４及び６ないし１０）には、同様の封筒の写しがつづられていないこと、また、本件対象保有個人情報８に係る行政文書開示請求に関連する書類（文書８）としてつづられている、特定年月日Ｆ付け「行政文書開示請求について（求補正２）」と題する書面（以下「本件求補正書」という。）において、処分庁が「特定年度Ａ受付第３２号」と記載したり、請求内容を「勤務日誌（庶務課）」と記載したりしているところ、当該受付番号及び請求内容は、本件対象保有個人情報８に係る行政文書開示請求に関連するものではないため、本件求補正書が、本件対象保有個人情報８に係る行政文書開示請求に関連する書類（文書８）としてつづられていることは不自然であることから、本件請求保有個人情報に合致する保有個人情報の特定に誤りがある旨主張する。
（５）当該主張について、処分庁に実情を確認したところ、処分庁においては、一般的に、審査庁たる法務大臣から処分庁宛てに裁決書の謄本が郵送された場合、郵送に用いられた封筒の写し（以下、単に「封筒の写し」という。）について、各裁決書に係る行政文書開示請求に関連する書類としてつづっているものの、その理由は定かではないが、本件対象保有個人情報１ないし４及び６ないし１０に係る行政文書開示請求に関連する書類（文書１ないし４及び６ないし１０）には、封筒の写しがつづられていなかったとのことであり、その説明に不自然な点は認められず、そもそも、審査庁から処分庁宛てに郵送された封筒には、審査請求人に係る保有個人情報が記録されていないことに鑑みると、処分庁が、当該封筒の写しを各行政文書開示請求関連書類としてつづっていなかったことにより、当該封筒の写しが本件請求保有個人情報に合致する保有個人情報として特定されなかったとしても、審査請求人に不利益は生じず、処分庁の当該取扱いが違法又は不当であるとはいえない。
（６）また、審査請求人が主張するとおり、本件求補正書には誤記が認められるものの、その内容から、本件求補正書が本件対象保有個人情報８に係る行政文書開示請求（特定年月日Ｄ受付第３１号行政文書開示請求）に係る補正を求めるものであることは明らかであり、また、当該開示請求関連書類としてつづられていたことから、処分庁は、本件求補正書を本件対象保有個人情報８として特定したものであり、その手続に違法又は不当な点はない。
３ 以上のとおり、処分庁において、十分に探索を尽くし、本件請求保有個人情報に合致する保有個人情報として、本件対象保有個人情報を特定した上で、その一部について開示決定を行った原処分は、妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は、本件諮問事件について、以下のとおり、調査審議を行った。
① 令和７年６月４日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年８月１２日審査請求人から意見書１及び資料を収受
④ 同年１１月４日審査請求人から意見書２及び資料を収受
⑤ 令和８年７月１０日審議
⑥ 同年８月２８日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は、本件請求保有個人情報の開示を求めるものであるところ、処分庁は、本件対象保有個人情報を特定し、その一部を不開示とする原処分を行った。
これに対し、審査請求人は、本件対象保有個人情報の特定の妥当性を争うものと解されるところ、諮問庁は、原処分は妥当であるとしていることから、以下、本件対象保有個人情報の特定の妥当性について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の特定の妥当性について
（１）諮問庁の説明
本件対象保有個人情報の特定の妥当性に関し、①本件開示請求文言は、「開示請求者が貴庁に対してした次に掲げる行政文書開示請求事案の一連の事務処理の過程において取得し、又は作成した一切の行政文書に記録された保有個人情報」（別紙１の１）とされているが、当審査会において、諮問書に添付された開示実施を行った本件対象保有個人情報が記録された本件文書の写しを確認したところ、本件文書には行政文書不開示決定通知書等が含まれており、それらの文書に係る決裁・供覧文書が存在すると考えられることから、当該文書の保有の有無について、②本件対象保有個人情報１ないし４及び本件対象保有個人情報６ないし１０（以下、併せて「本件対象保有個人情報１等」という。）に係る封筒の写しの保有の有無について、③本件求補正書に記録された保有個人情報を本件対象保有個人情報８の一部として特定したことの妥当性について、それぞれ当審査会事務局職員をして更に確認させたところ、諮問庁は、おおむね以下のとおり補足して説明する。
ア 決裁・供覧文書について
処分庁に確認したところ、本件請求保有個人情報に関して、各行政文書開示請求に係る求補正、不開示決定、審査請求書の処分庁から審査庁への送付、審査庁から処分庁への裁決書の送付等の各段階における決裁・供覧文書（別紙２）が、文書管理システム上に存在することが確認できた。
イ 封筒の写しについて
封筒の写しについては、運用上、各裁決書に係る行政文書開示請求に関連する書類としてつづることが多いが、封筒の写しを保存することを義務付けるようなマニュアル等は作成しておらず、存在しない。
一方で、法務省行政文書管理規則（以下「管理規則」という。）１６条６項２号において、定型的・日常的な業務連絡、日程表等に関する行政文書については、特定の場合を除き保存期間を１年未満とすることができる旨が定められている。
処分庁において、本件対象保有個人情報５に係る封筒の写しが行政文書開示請求に関連する書類（文書５）として保存されている一方で、本件対象保有個人情報１等に係る封筒の写しは、定型的・日常的な業務連絡、日程表等に該当するものとして、保存期間１年未満の文書として整理され、本件開示請求の時点において、保存期間の満了により既に廃棄されていたものと考えられる。
なお、本件審査請求を受け、処分庁担当者をして、文書庫、事務室及びパソコンの共有フォルダ等について再度探索したが、本件対象保有個人情報１等に係る封筒の写しの存在は確認できなかった。
ウ 本件求補正書について
本件求補正書については、審査請求人が主張するとおり、記１等に誤記が認められるものの、記３には特定年月日Ｄ受付第３１号行政文書開示請求に係る行政文書ファイルの名称等が記載されていることから、本件求補正書が本件対象保有個人情報８に係る行政文書開示請求に係る補正を求めるものと判断したものであり、また、当該開示請求関連書類としてつづられていたことから、処分庁は、本件求補正書を本件対象保有個人情報８として特定したものである。（２）検討
ア 決裁・供覧文書について
本件請求保有個人情報に関する各行政文書開示請求に係る求補正、不開示決定、審査請求書の処分庁から審査庁への送付、審査庁から処分庁への裁決書の送付等の各段階における決裁・供覧文書について、諮問庁は、上記（１）アのとおり、文書管理システム上に存在する旨説明するところ、当該決裁・供覧文書に記録された保有個人情報は、本件請求保有個人情報に該当するものと認められる。
イ 封筒の写しについて
当審査会において、諮問庁から提示を受けた管理規則の写しを確認したところ、上記（１）イにおいて諮問庁が説明する行政文書の保存期間に関する規定が存すると認められる。また、封筒の写しの取扱い等に関する上記（１）イの諮問庁の説明には、格別不自然、不合理な点はなく、これを覆すに足りる事情も認められない。そうすると、本件対象保有個人情報１等に係る封筒の写しが既に廃棄されているものと考えられる旨の諮問庁の説明は、否定することまではできず、これを覆すに足りる事情も認められない。さらに、上記（１）イの探索の範囲等についても、特段の問題があるとは認められない。
したがって、特定矯正管区において、本件対象保有個人情報１等に係る封筒の写しを保有しているとは認められない。
ウ 本件求補正書について
当審査会において、諮問書に添付された本件求補正書の写しを確認したところ、上記（１）ウの諮問庁の説明のとおり、記１の「請求内容」等に誤記が認められるものの、記３の「確認事項」には特定年月日Ｄ受付第３１号行政文書開示請求に係る行政文書ファイルの名称等が記載されていることが認められる。
そうすると、本件求補正書が本件対象保有個人情報８に係る行政文書開示請求の補正を求めるものであると判断したこと等から、本件求補正書を本件対象保有個人情報８として特定した旨の諮問庁の説明は、否定することまではできず、これを覆すに足りる事情も認められない。したがって、本件求補正書に記録された保有個人情報を本件対象保有個人情報８の一部として特定したことは妥当である。
エ 以上によれば、特定矯正管区において、本件対象保有個人情報の外に特定すべき保有個人情報として、少なくとも別紙２に掲げる保有個人情報を保有していると認められることから、これを特定し、調査の上、更に該当するものがあれば、これを特定し、改めて開示決定等をすべきである。
４ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他主張は、当審査会の上記判断を左右するものではない。
５ 本件一部開示決定の妥当性について
以上のことから、本件請求保有個人情報の開示請求につき、本件対象保有個人情報を特定し、一部開示した決定については、特定矯正管区において、本件対象保有個人情報の外に開示請求の対象として特定すべき保有個人情報として、別紙２に掲げる保有個人情報を保有していると認められるので、これを特定し、調査の上、更に本件請求保有個人情報に該当するものがあれば、これを特定し、改めて開示決定等をすべきであると判断した。
（第１部会）
委員中里智美、委員木村琢麿、委員中村真由美
別紙１
１ 本件請求保有個人情報
開示請求者が貴庁（当審査会注：特定矯正管区長）に対してした次に掲げる行政文書開示請求事案の一連の事務処理の過程において取得し、又は作成した一切の行政文書に記録された保有個人情報（括弧内は当該事案についての不開示決定の日付及び文書番号）
（１）特定年月日Ａ受付第９４号（特定年月日Ｂ○管発第６０３０号）（２）特定年月日Ｃ受付第１０７号（特定年月日Ｂ○管発第６０３１号）（３）特定年月日Ｃ受付第１０８号（特定年月日Ｂ○管発第６０３２号）（４）特定年月日Ｃ受付第１０９号（特定年月日Ｂ○管発第６０３３号）（５）特定年月日Ｄ受付第２８号（特定年月日Ｂ○管発第６０３４号）（６）特定年月日Ｄ受付第２９号（特定年月日Ｂ○管発第６０３５号）（７）特定年月日Ｄ受付第３０号（特定年月日Ｂ○管発第６０３６号）（８）特定年月日Ｄ受付第３１号（特定年月日Ｂ○管発第６０３７号）（９）特定年月日Ｄ受付第３２号（特定年月日Ｂ○管発第６０３８号）（１０）特定年月日Ｄ受付第３３号（特定年月日Ｂ○管発第６０３９号）
２ 本件対象保有個人情報が記録された文書
（１）文書１特定年月日Ａ受付第９４号行政文書開示請求関連書類（２）文書２特定年月日Ｃ受付第１０７号行政文書開示請求関連書類（３）文書３特定年月日Ｃ受付第１０８号行政文書開示請求関連書類（４）文書４特定年月日Ｃ受付第１０９号行政文書開示請求関連書類（５）文書５特定年月日Ｄ受付第２８号行政文書開示請求関連書類（６）文書６特定年月日Ｄ受付第２９号行政文書開示請求関連書類（７）文書７特定年月日Ｄ受付第３０号行政文書開示請求関連書類（８）文書８特定年月日Ｄ受付第３１号行政文書開示請求関連書類（９）文書９特定年月日Ｄ受付第３２号行政文書開示請求関連書類（１０）文書１０特定年月日Ｄ受付第３３号行政文書開示請求関連書類別紙２（改めて開示決定等をすべき保有個人情報）
次に掲げる行政文書開示請求事案に係る決裁・供覧文書に記録された保有個人情報
（１）特定年月日Ａ受付第９４号（特定年月日Ｂ○管発第６０３０号）（２）特定年月日Ｃ受付第１０７号（特定年月日Ｂ○管発第６０３１号）（３）特定年月日Ｃ受付第１０８号（特定年月日Ｂ○管発第６０３２号）（４）特定年月日Ｃ受付第１０９号（特定年月日Ｂ○管発第６０３３号）（５）特定年月日Ｄ受付第２８号（特定年月日Ｂ○管発第６０３４号）（６）特定年月日Ｄ受付第２９号（特定年月日Ｂ○管発第６０３５号）（７）特定年月日Ｄ受付第３０号（特定年月日Ｂ○管発第６０３６号）（８）特定年月日Ｄ受付第３１号（特定年月日Ｂ○管発第６０３７号）（９）特定年月日Ｄ受付第３２号（特定年月日Ｂ○管発第６０３８号）（１０）特定年月日Ｄ受付第３３号（特定年月日Ｂ○管発第６０３９号）別紙３各意見書
（１）令和７年８月１２日受付意見書（第４において「意見書１」という。）
本件諮問事件について、現時点で可能な範囲において審査請求人の意見を述べる。（略）
（審査請求人の主張の概要：（略））
ア 処分庁において行政文書開示請求事案に関し決裁文書を作成していること
（ア）本件開示請求は、審査請求人が処分庁に対してした１０件の行政文書開示請求事案の事務処理の過程において取得し、又は作成した一切の行政文書に記録された保有個人情報を対象とするものである。＜疎５＞
（イ）当たり前のことを言わなければならない状況であるから敢えて言うが、「事務処理の過程において…作成した一切の行政文書」というのであるから、当該各開示請求事案に関して処分庁が作成した決裁文書も当然に対象となる。
（ウ）しかるに、処分庁が開示した保有個人情報の中には、かかる決裁文書が「１通たりとも」（誇張ではなく、文字どおりの意味で）含まれていなかった。
（エ）国の行政機関において、行政文書開示請求事案を処理するについて、各段階で報告・伺いその他の決裁文書を作成するのは公知の事実といえ、処分庁が、当該各開示請求事案に関して決裁文書を全く作成しないことはあり得ない。
（オ）何にも増して、審査請求人が、処分庁と同じく法務省の機関である矯正研修所に対し、行政文書ファイル「開示決定等（特定年度Ａ）」の開示請求をしたところ、開示請求書の収受、求補正書の送付、開示決定通知書等の発簡、開示実施申出書の受領及び開示実施に係る行政文書の発送の各段階で、決裁・供覧文書を作成し、かつ、所管部署から順次同庁の長たる矯正研修所長まで決裁を了している事実が判明したものであるところ、処分庁においても同様の決裁文書が作成されていることを強く推認させる客観的証拠としてこれに勝るものはないということができる。＜疎１・２＞
（カ）以上によれば、処分庁においては、行政文書開示請求事案を処理するについて決裁文書を作成しているものと認められる。そして、審査請求人は、「一切」の保有個人情報の開示を請求しているのであるから、ここに決裁文書が含まれることは明白であって、処分庁が、本来開示すべき保有個人情報たる決裁文書を開示していないことは明らかと言うべきである。この一点をもってしても、原処分は違法であり、取消しを免れない。
イ 法務省当局の違法な意図１（決裁文書等の保有個人情報を意図的に、開示しなかったこと）
（ア）処分庁は、開示請求事務の掌に当たる行政機関として、その事務処理の過程で前述したような決裁文書を作成すること、及びそれが「一連の…過程において作成した保有個人情報」に他ならないことを十分に知悉していた。
（イ）しかして、前記ア（ア）で説明した「審査請求人が処分庁に対してした１０件の行政文書開示請求」は、いずれも、審査請求人が○○されていた当時の特定刑事施設における職員の職務の執行状況等が記載された行政文書を対象とするものであり、また、審査請求人がこれら１０件の開示請求をした目的は、審査請求人が原告として提起した民事訴訟（特定地方裁判所特定年特定事件番号Ａ特定事件）において自己の主張を裏付け、又は被告らの主張を弾劾する証拠資料とするためであって、このことは開示請求書にも明記していた。さらに、当該民事訴訟では、特定刑事施設職員らの特定年度Ｂ中の職務執行の適否も問題となっており、その中には、刑事施設長以下の行政文書の決裁状況の当否を問うものも含まれていた。＜疎６・７＞
（ウ）かてて加えて、前記１０件の開示請求を処理（いずれも開示請求権の濫用として不開示決定）した当時の特定矯正管区長は、別訴で問題となっている特定年度Ｂ当時、特定刑事施設長の職に在った。また、処分庁の職員が当該別訴の指定代理人として応訴方針の決定に参画しており、当該別訴における争点及び証拠に関してその内容を知る立場にあった。
（エ）以上の諸事情及び客観的証拠から認められる具体的事実を総合的に考慮すると、処分庁は、別訴における審査請求人の攻撃防御を妨阻する意図をもって、本来開示すべき保有個人情報たる決裁文書等を故意に開示しなかったと推認できる。
ウ～オ（略）
カ 処分庁及び審査庁の説明の不自然性について
（ア）理由説明書には、「処分庁においては、…審査庁たる法務大臣から処分庁宛てに裁決書の謄本が郵送された場合、郵送に用いられた封筒の写しについて、各裁決書に係る行政文書開示請求に関連する書類としてつづっている」としつつ、その一部にしか封筒の写しがつづられていないことにつき「その理由は定かではないが」「不自然な点は認められない」とあり、また「封筒には、審査請求人に係る保有個人情報が記録されていない」から、関連書類としてつづっておらずとも、審査請求人に不利益は生じず、処分庁の所為に違法不当はない旨の記載がある。
（イ）しかしながら、通常つづられているべきものが存在しないこと自体が不自然かつ不当であって「その理由を定か」にするのが上級庁の職責であるのに、諮問庁はその職責を放棄している。また「封筒に…保有個人情報が記録されていない」云々の趣旨は判然としないが、これが「個人識別情報」を指すとすれば、「一連の事務処理の過程で取得」した行政文書である以上、個々の文書に個人識別情報が記載されているかを問わず開示の対象となるから、全く理由とならない。さらに、前述したように、国の行政機関において開示請求事案の処理過程で決裁文書を作成することは公知の事実であって、諮問庁も当然にそのことを認識している筈であるのに、決裁文書が全く含まれていないことを指摘した形跡がない。
（ウ）要するに、法務省当局にあっては、「審査請求人に対して、別訴の攻撃防御の材料となりそうな文書は開示しない」という方針あるいは結論がまずあって、それに沿うような理屈をこね回し、それに沿わない事実については「理由は定かで」なくとも「不自然ではない」ことにしてしまおうということなのだろう。前記別訴においても、原告である審査請求人の主張を裏付ける○○について、「紛失した。その原因は不明」（疎）と答弁しており、法務省の機関においては、自分達に都合の悪い行政文書は「理由（原因）不明による紛失」させることが常態化していると考えられる。
（エ）なお言えば、この人たちには、公文書等の管理に関する法律１条の「行政文書等の適正な管理」「国…の諸活動を…国民に説明する責務（を）全うする」とか、同４条の「経緯を含めた意思決定に至る過程並びに…事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう」にするといった姿勢が微塵も見受けられない。
キ 求釈明事項
調査審議の一環として、諮問庁に対し次の事項を発問し、回答を聴取されたい。
問１理由説明書に記載されている（１）から（１０）までの各行政文書開示請求について、処分庁が決裁文書を作成した事実の有無
問２問１に対する回答が「ない」である場合には、同じ法務省矯正局系統の機関である矯正研修所において決裁文書を作成しているのに、処分庁においては作成していない理由を平明かつ明瞭に述べよ。
問３問１に対する回答が「ある」の場合には、それらの標目、分量等を明らかにするとともに、それらを本件対象保有個人情報として特定しなかった理由を平明かつ明瞭に述べよ。
ク 調査審議についての要望
本件では、保有個人情報の開示（特定）の当否のみならず、公文書管理の適否についても、具体的な証拠に裏付けられた疑問が投げかけられているのであるから、前記キに記載した事項はもとより、処分庁が開示した保有個人情報のインカメラ手続も実施した上で、不審な点を審査請求人に代わって問い質し、真相を解明するべく調査審議に尽くされたい。
（２）令和７年１１月４日受付意見書（第４において「意見書２」という。）
本件諮問事件について、現時点で可能な範囲において審査請求人の意見を述べる。
ア 本件開示請求の内容
本件開示請求は、審査請求人が処分庁に対してした１０件の行政文書開示請求事案の事務処理の過程において取得し、又は作成した一切の行政文書に記録された保有個人情報を対象とするものである。
イ 本件諮問事件における争点
本件において、審査請求人は、保有個人情報の特定の誤り等を主張したが、
（ア）諮問庁は、要旨、処分庁の保有個人情報の特定に誤りはないと主張し、
（イ）審査請求人は、処分庁において行政文書開示請求事案の処理をするについては決裁・供覧文書を作成している筈である旨反論している。
（ウ）そうすると、本件の争点の核心は、「処分庁において、行政文書開示請求事案の処理をするについて決裁・供覧文書を作成しているか否か」及び「諮問庁において、行政庁の行政文書管理の実情を把握しているか否か」と整理できる。
ウ 争点１「処分庁において、行政文書開示請求事案の処理をするについて決裁・供覧文書を作成しているか否か」について
（ア）審査請求人は、特定矯正管区長から、「標準文書保存期間基準（令和６年度・特定矯正管区＝Ａ４版分文書１６枚）の開示決定を受け、本年１０月２３日にこれを受領した（疎１～３）。これは、処分庁における「行政文書ファイル等の保存期間及び保存期間満了時の措置等が定められた文書」（疎３：事項４（２頁）に分類されている。
（イ）そして、この事項１「行政手続法第２条第３号の許認可等に関する重要な経緯」の筆頭に「許認可等をするための決裁文書その他許認可等に至る過程が記録された文書」として、行政文書ファイル「開示決定等」が掲げられており、対応する行政文書の具体例には「行政文書開示決定等に係る決裁文書・開示決定等の期限の延長に係る決裁文書」などが挙げられている（疎３（１頁））。
（ウ）この時点で、処分庁において、行政文書開示請求事案の処理過程で決裁・供覧文書を作成していることは明らかといえる。
（エ）更に付け加えるならば、令和５年４月から遅くとも令和６年２月までの間、実際に処分庁で行政文書管理・個人情報保護及びこれらの開示請求事務を担当した特定矯正管区総務課特定職の特定職員Ａは、「開示請求を行う者には被収容者やその関係者も多く含まれており、適正に事務を行わなければ、審査請求や訴訟に発展し、負けてしまうリスクが非常に高い」と前置きした上で「行政文書の受付、決裁、保存、廃棄等の全ての文書管理業務が基本的に文書管理システムで完結するにもかかわらず、…当管区も…いまだに紙決裁をしていたり、電子決裁をしているのに紙決裁も回付して、多くの決裁者・同報者のスタンプラリーをやっていたりという状況が散見され（た）」と述べているところ（『矯正管区総務課特定職の役割について』（公益財団法人協正協会「刑政」特定年月・特定巻特定号（３５～３７頁））、現に審査請求人が開示請求当時は○○であり、かつ、国等を相手方とする民事訴訟を提起し、処分庁の職員が指定代理人に加わっていたという具体的状況においては（疎４）尚更、開示請求の処理過程で決裁・供覧文書がただの１枚も作成されない―起案担当者が全ての過程を独断で処理することを意味する―などはおよそ考え難いところである。
エ 争点２「諮問庁において、処分庁の行政文書管理の実情を把握しているか否か」について
（ア）諮問庁においても、「開示決定等」という名称の行政文書ファイルが年度毎に作成・保存されている（疎６・７）。これは、名称から見ても、「行政文書開示請求事案の一連の事務処理の過程において作成又は取得した行政文書がまとめられた行政文書ファイル」との実質によっても、前述した処分庁の行政文書ファイル「開示決定等」と同様のものとみられる。そうであれば、諮問庁は、処分庁が行政文書開示請求事案の処理過程で決裁・供覧文書を作成・保存している事実を当然に知悉していた筈である。
（イ）しかも、法務省矯正局で文書管理の掌に当たる総務課調査係の特定職員Ｂは「行政文書管理が適切になされているか、令和４年度から、矯正管区、矯正施設及び矯正研修所を対象に、管理状況調査を…矯正局総務課調査係と矯正管区第一部総務課がチームになって実施しており…特定職を中心に事前準備を行（い）、本年度（審査請求人注：令和５年度）の調査で、全管区を一巡し（た）」と（『矯正管区総務課特定職の設置について』（前出「刑政」（２８頁））、「令和４年度から、「行政文書管理等の体制構築に向けた管区総務課特定職との検討会」と称して、当係と各管区の特定職を集めた打合せを行っている」（同３１頁）と述べていることなどからすれば、諮問庁は、処分庁の行政文書管理の実情を十分に把握し、又は把握し得べき立場にあったといえる。
オ 以上によれば、処分庁においては、行政文書開示請求の処理過程で決裁・供覧文書を作成・保存していること、そうであるにもかかわらず、処分庁が本件開示請求に対してかかる決裁・供覧文書を全くしていないこと、さらに、処分庁の行政文書管理の実情を把握している諮問庁が、そのことについて何らの疑問を呈することなく黙過していることが認められるから、諮問庁側の主張・説明は全体として不自然かつ不合理であって、原処分を正当化し得ない。
なお、前出特定職員Ａは「審査請求や訴訟（で）負けてしまうリスクが非常に高い」（疎「刑政」３５頁）と指摘する一方、「個人情報の取扱いには法令上明確なルールが定められている」（同３４頁）が、法務省には「ルール」を枉げてでも「負け」を免れようとする文化があるのだろうか。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_rk0803.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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