諮問庁：国税庁長官
諮問日：令和８年３月２７日（令和８年（行個）諮問第１２６号及び同第１２８号）
答申日：令和８年９月９日（令和８年度（行個）答申第１５０号及び同第１５２号）
事件名：本人に係る内部処理記録等の不開示決定（不存在）に関する件本人が代表取締役である特定法人に係る内部検討資料等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる各文書に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき、これを保有していないとして不開示とした各決定については、改めて本件対象保有個人情報が記録された文書を特定し、開示決定等をすべきであることから、取り消すべきである。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）７６条１項の規定に基づく各開示請求に対し、令和７年１２月１６日付け特定記号第４６５号及び同第４６８号により特定税務署長（以下「処分庁」という。）が行った各不開示決定（以下、「原処分１」及び「原処分２」といい、併せて「原処分」という。）について、その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は、各審査請求書及び各意見書の記載によると、おおむね以下のとおりである。
（１）原処分１に係る審査請求書
ア 審査請求の理由
（ア）不存在理由の具体性欠如
処分庁は、廃棄の有無・時期・保存区分・決裁経路について一切明示しておらず、法の趣旨に照らし説明義務を尽くしていない。（イ）任意調査の性質との不整合
任意調査において、質問応答、調査経過、上席報告等の記録が一切存在しないとする説明は通常の税務実務の運用に照らして合理性を欠く。
（ウ）文書管理情報の開示可能性
仮に文書本体が不存在又は廃棄済みであっても、文書管理簿、保存区分、保存期間等の管理情報は独立した保有個人情報として存在し得るにもかかわらず、これについての判断がなされていない。
イ 結論
以上より、本件不開示決定は理由不備があり、取り消されるべきである。
（２）原処分２に係る審査請求書
ア 審査請求の理由
（ア）理由付記が抽象的であり、処分理由として不十分である点行政処分においては、当該処分に至った判断過程および理由が相手方において理解可能な程度に具体的に示されなければならない。しかし本件処分では、「作成していない」又は「廃棄済み」という結論のみが示され、どの文書がどの保存区分に該当し、いつ、いかなる決裁を経て廃棄されたのかといった判断の前提となる事実関係が一切示されていない。
これは理由付記として著しく抽象的であり、審査請求人において当否を検討することを困難にするものである。
（イ）請求内容との関係で、文書不存在とする判断が合理性を欠く点本件請求は、法人任意調査に関する調査経過、聞き取り内容、上席への報告、決裁に関する記録等、国税の調査実務上、通常作成・管理される性質の文書を対象としている。
これらについて一切文書が作成されていない、又は全てが保存期間１年未満で廃棄されたとする説明は、実務上の通常の運用に照らし、合理性を欠くものである。
（ウ）不存在と廃棄済みを区別しない判断構造の問題
本件処分は、文書が作成されていない場合と、作成されていたが廃棄された場合という法的に異なる状態を区別することなく一括して処理している。
これは処分理由としての明確性を欠き、行政処分としての説明責任を十分に果たしていない。
イ 結論
以上のとおり、本件処分は理由付記および判断過程に重大な欠缺があり、取り消されるべきである。
少なくとも、文書の存在・保存・廃棄状況を具体的に特定した上で、改めて適法な判断がなされることが相当である。
（３）原処分１に係る意見書
ア 意見の要旨
（ア）処分庁の説明は、「そもそも作成・取得していない」のか、「作成・取得したが後に廃棄した」のかを文書類型ごとに区別しておらず、原処分１の根拠が特定されていません。
（イ）「一時的なメモ」「下書き」であることだけで、直ちに行政文書性や保有個人情報性が否定されるわけではありません。作成目的、共有の有無、上席説明・判断資料としての使用実態を個別具体的に確認すべきです。
（ウ）探索の説明は「庁舎内、共有フォルダ内及び文書管理システム内」という抽象的表現にとどまり、探索対象者、対象媒体、検索語、探索日時、探索方法が示されていません。
（エ）文書属性・保存期間・保存場所・廃棄情報（請求項目９・１０）については、仮に廃棄を理由とするなら、その前提となる保存区分、保存期間、廃棄記録の有無を具体的に説明すべきです。国税庁の公表する保存期間基準上も「廃棄の記録」は５年保存とされています。
イ 本件意見書の対象と前提
本件開示請求は、令和５年度に実施された任意調査（実地調査・机上調査・任意同行）に関して作成・取得・保有された、審査請求人本人に関する情報の開示を求めたものです。特定法人に関する部分についても、請求対象は「審査請求人個人に関する部分」に限られており、法人秘密及び第三者情報は黒塗りで差し支えない旨を明示しています。したがって、本件で問題となるのは、法人税調査関係文書一般の全面開示ではなく、その中に含まれる審査請求人本人に関する保有個人情報の存否及び開示可能部分の有無です。
また、現在争点となっているのは、理由説明書が対象とした請求項目３、４、６、７、８、９及び１０です。すなわち、内部処理記録、聞き取りメモ、事実整理メモ、調査結果まとめ、上席への報告書・起案・決裁文書、文書属性情報、並びに廃棄情報です。
本件で審査会に求められているのは、審査請求人側が対象文書の存在を外形的に断定・立証することではなく、少なくとも現在提出されている理由説明書の内容だけで「保有していない」と認定できるかを厳格に吟味することです。以下のとおり、理由説明書には看過できない欠陥があります。
ウ 不存在理由が二者択一のまま特定されていないこと
理由説明書は、原処分１の理由について、「本件請求保有個人情報を取得又は作成していないか、取得又は作成していたとしても保存期間が１年末満の行政文書として廃棄されており、保有していない」と述べています。しかし、これは二つの全く異なる事実状態――①そもそも作成・取得していない場合と、②作成・取得したが後に廃棄した場合――を一括して述べたものにすぎず、各請求項目ごとにどちらの事実を主張するのかが特定されていません。
この曖昧さは、請求項目９（文書名、登録番号、作成日、保存区分、保存期間、保存場所）及び１０（廃棄決裁日、廃棄日、廃棄理由、廃棄前の保存区分）に照らして特に重大です。仮に「作成したが廃棄した」というのであれば、少なくともどの保存区分で管理され、いかなる保存期間が設定され、いつ、どのような理由で廃棄したのかという管理情報の存否を具体的に説明すべきです。逆に「そもそも作成していない」というのであれば、その判断の前提として、現場運用上その種の記録が通常どのように作成されるのか、例外なく作成されないのか、代替文書は何かを明らかにすべきです。原処分１の根拠事実が請求項目ごとに特定されていない以上、理由説明書のみをもって不存在を認定することはできません。
エ 「一時的メモ」論では不存在を基礎付けられないこと第３の３（１）ウは、内部処理記録、聞き取りメモ、事実整理メモ及び調査結果まとめについて、「担当する職員が調査報告書や調査経過記録書の作成に当たり、下書き又は備忘記録として一時的に作成される可能性はあるが、組織的に用いるものとして作成したものではなく、行政文書に該当するものではない」としています。しかし、この説明は前提において自己矛盾を含みます。すなわち、当該メモ等が「調査報告書や調査経過記録書の作成に当たり」作成されるのであれば、それは調査内容を整理し、上席者への説明、方針決定、記録作成、引継ぎ等の職務遂行に用いられる可能性を自ら認めたものだからです。文書が「一時的」であることと、「組織的利用」がないこととは同義ではありません。
法６０条１項は、職務上作成又は取得した個人情報であって、職員が組織的に利用するものとして行政機関等が保有しているものを「保有個人情報」と定義しています。そして、国税庁の公表する審査基準では、「組織的に利用する」とは個人の段階にとどまらず組織の業務上必要な情報として利用されることを意味し、「保有している」とは利用・提供・廃棄等について事実上の支配を有していることを意味すると解されます。また、個人情報保護委員会のガイドラインも、職務上作成・取得され、行政文書等に記録された個人情報が開示請求の対象となることを示しています。したがって、メモであるというだけで当然に法６０条１項の外に置かれるわけではありません。（略）
少なくとも、①誰が作成したのか、②どの段階で使用されたのか、③上司や他の職員と共有・回覧されたのか、④調査経過記録書、決議関係書類、説明資料その他の正式記録に転記・反映されたのか、⑤紙又は電子媒体のいずれに保存されたのか、⑥調査終了後いつどのように廃棄されたのか、といった具体的事実を確認しなければなりません。これらの確認を欠いたまま「一時的メモだから行政文書ではない」と結論付けるのは採用できません。
また、本件請求は、特定法人に関する部分も「審査請求人個人に関する部分」に限定しており、法人秘密や第三者情報の不開示には異議がないと明示しています。したがって、仮に法人税調査関連文書であっても、その内部に審査請求人本人の個人情報が記録されている限り、直ちに本件請求の対象外になるものではありません。
オ 請求項目８は、文書の表題ではなく実質で探索すべきこと第３の３（１）エは、「上席への報告書・起案・決裁文書」について、法人税等の税務調査に際し、上席国税調査官に対して報告書を作成することはない、と述べています。しかし、本件請求項目８は、文書の表題が厳密に「報告書」であるものに限定されていません。「上席への報告書・起案・決裁文書（審査請求人に関する部分）」と記載している以上、上席者への説明、相談、決裁、方針確認のために用いられた同旨文書全般が探索対象です。
現実の行政実務では、文書の実質は様々な名称で存在し得ます。例えば、調査経過記録書、決議関係書類、起案メモ、説明メモ、報告メール、確認用チェックシート、共有フォルダ上の案件整理ファイル、電子決裁システム上の履歴等です。題名が「報告書」でないというだけでは、請求対象文書の不存在理由にはなりません。しかも、国税庁の公表する標準文書保存期間基準には、「法人税決議関係書類」が保存対象文書として掲げられています。これは直ちに本件対象文書の存在を断定するものではないとしても、少なくとも法人税分野において判断・決裁に関わる文書類型が制度上予定されていることを示すものです。（略）したがって、項目８については、文書名称を限定しない、実質的・機能的な再探索が必要です。
カ 探索方法の説明が抽象的で不十分であること
第３の３（１）カは、審査請求を受けて「改めて庁舎内、共有フォルダ内及び文書管理システム内の探索を行った」が確認できなかったと述べています。しかし、この記載では探索の適否を検証することができません。
本来、非保有を理由とする不開示の当否を判断するためには、少なくとも、①誰が探索したのか、②どの部署・どの担当者・どの上席者の保管領域を対象としたのか、③紙媒体、共有フォルダ、文書管理システムのほか、担当者個人端末、官用メール、スキャンデータ保管先、電子決裁履歴、引継ぎ資料等を含めたのか、④どの検索語・案件番号・法人名・個人名で検索したのか、⑤探索日はいつか、⑥関係職員への聞き取りを行ったのか、が示されるべきです。特に、本件で問題となるのは、内部処理記録、メモ、事実整理資料、上席説明資料等、必ずしも正式件名で登録されない可能性のある文書群です。この種の文書については、単に表題検索や文書管理システム検索をしただけでは足りず、関係職員への具体的確認や、同旨文書の探索が不可欠です。現状の説明では、探索範囲が十分であったとは到底いえません。
キ 請求項目９・１０（文書属性・廃棄情報）について特に再確認が必要なこと
請求項目９及び１０は、対象文書そのものだけでなく、その管理情報及び廃棄情報の開示を求めるものです。この点、理由説明書は、３、４、６、７、８の各文書が行政文書として作成されていないため、これらの文書属性及び廃棄した記録は作成・保有していないとしています。
しかし、仮に処分庁が「作成していない」と主張するのであれば、その前提として、当該調査における記録作成ルール、代替文書の有無、保存区分付与の要否を具体的に示す必要があります。他方、「作成したが廃棄した」可能性を自ら示唆する以上、廃棄に伴う管理情報の有無を具体的に確認しないまま一律に不存在とすることは許されません。
しかも、国税庁の標準文書保存期間基準では、「行政文書管理関係帳簿」に「廃棄の記録」が掲げられ、その保存期間は５年とされています。（略）本件は令和５年度調査に関するものであり、開示請求は令和７年にされていますから、仮に対象文書又は関連文書が途中で廃棄されていたとしても、その廃棄記録がなお保存されている可能性は十分にあります。したがって、項目１０について「保有していない」と結論付けるには、少なくとも廃棄記録簿その他の文書管理関係帳簿を確認した結果を具体的に示す必要があります。また、項目９の文書属性についても、正式文書に取り込まれた、別件名で保存された、共有フォルダで案件整理資料として管理された等の可能性がある以上、文書名、登録番号、保存場所等の管理情報を文書管理実態に即して確認すべきです。
ク 審査会に求める判断
以上より、少なくとも次の事項について、処分庁に対する再探索・再説明が必要です。
（ア）請求項目３、４、６、７、８、９及び１０の各項目ごとに、「未作成・未取得」なのか、「作成・取得後に廃棄」したのかを区別して明示すること。
（イ）作成・取得の可能性がある文書について、作成者、共有状況、利用目的、保存媒体、保存区分、保存期間、廃棄の有無及び時期を個別に確認すること。
（ウ）上席説明、起案、決裁に関する同旨文書を、文書名称にとらわれず、調査経過記録書、決議関係書類、報告メール、説明メモ、電子決裁履歴等を含めて探索すること。
（エ）紙媒体、共有フォルダ、文書管理システムに限らず、官用メール、ローカル端末、スキャンデータ、引継ぎ資料、文書管理帳簿、廃棄記録等を対象に含めること。
（オ）探索を実施した担当者、日時、検索語、対象場所・対象システム、探索結果を具体的に説明すること。
審査会におかれては、少なくとも現段階の理由説明書をもって原処分１を相当とすることなく、上記の再探索・再説明を前提に、本件不開示決定は取り消されるべきであるとの方向で判断されたいと考えます。仮に直ちに取消しまで述べないとしても、少なくとも現理由説明のまま不存在を認めることはできず、再調査・再判断を要する旨の答申が必要です。
ケ 結論
理由説明書は、文書の不存在を基礎付けるべき具体的事実を示していません。未作成と廃棄とを混同し、「一時的メモ」論に依拠し、同旨文書の探索を欠き、探索範囲・方法の説明も抽象的にとどまる以上、原処分１の適法性・妥当性は支えられません。
よって、本件不開示決定は取り消されるべきであり、少なくとも厳格な再探索と再判断が命じられるべきです。
別紙再探索・確認事項一覧
（略）
参考法令・資料
（略）
（４）原処分２に係る意見書
ア 意見の骨子
（ア）理由説明書は、「不存在」「行政文書非該当」「１年未満廃棄済み」という異なる理屈を混在させており、どの文書群にどの理屈が当たるのかが特定されていない。
（イ）国税庁の文書管理規則は、意思決定過程と事務実績の跡付け・検証に必要な文書の作成・保存を要請している。税務調査に関する事実記録、聴き取り内容、結果整理、上席報告を一律に私的メモ扱いする説明は不自然である。
（ウ）国税庁が公表している資料上も、税務調査には調査経過記録書、調査経過等報告書、チェックシート、上司確認・決裁等の存在が示されている。
（エ）少なくとも、処分庁に対し、文書群ごとの作成・取得、行政文書該当性、保存期間、廃棄、探索方法及び探索結果を具体的に説明させた上で、再探索・再判断を命ずべきである。
イ 意見の趣旨
（ア）本件不開示決定は取り消されるべきである。
（イ）少なくとも、処分庁に対し、本件で請求された各文書群ごとに、①そもそも作成・取得していないのか、②作成・取得したが組織的に用いるものに当たらないのか、③行政文書として作成・取得したが保存期間満了等により廃棄したのかを明確に特定させ、その根拠事実、保存期間区分、廃棄の有無、探索方法及び探索結果を具体的に説明させた上で、再探索・再判断を命ずべきである。
（ウ）仮に文書の一部に不開示情報が含まれるとしても、それは部分不開示又は黒塗りの問題であって、「不存在」を理由とする全部不開示の根拠にはならない。
ウ 理由説明書の要点
（ア）理由説明書は、審査請求人が争っている対象を、当初の開示請求項目のうち、３「内部検討資料のうち事実記録部分」、４「聞き取りメモ（法人担当者に関する部分）」、６「調査結果まとめ（法人分）」、７「事実整理メモ（法人分）」、８「上席への報告書・起案・決裁文書（法人分）」、９「文書名、登録番号、作成日、保存区分、保存期間、保存場所」及び１０「廃棄決裁日、廃棄日、廃棄理由、廃棄前の保存区分」に整理している。
（イ）その上で、上記文書群について、「取得又は作成していない」か、仮に作成していたとしても「保存期間が１年未満の行政文書として廃棄されている」としたうえ、特に項目３・４・６・７については担当職員が便宜上作成する可能性はあっても組織的に用いるものではなく、項目８については法人税調査では上席国税調査官に対する報告書を作成しないから存在しない、と説明する。
（ウ）さらに、項目９及び１０については、上記各文書が作成・保有されていない以上、その文書属性や廃棄記録も作成・保有していないとし、審査請求後に改めて庁舎内、共有フォルダ内及び文書管理システム内を探索したが確認できなかったと述べている。
エ 理由説明書が採用できない理由
（ア）理由付記が抽象的であり、しかも自己矛盾していること本件では、少なくとも、①そもそも作成・取得していない、②作成・取得しても組織的に用いるものではないため行政文書に当たらない、③行政文書としては存在したが保存期間が１年未満で既に廃棄済みである、という三つの立場が混在している。しかし、理由説明書は、どの文書群についてどの立場を採るのかを個別に特定していない。
このような説明では、審査請求人として、存在そのものを争うべきなのか、行政文書該当性を争うべきなのか、保存期間・廃棄の適法性を争うべきなのかを定めることができず、反論の前提が失われる。少なくとも、各文書群ごとに、作成・取得の有無、行政文書該当性、保存期間、廃棄の有無及び時期を個別具体的に示す必要がある。
（イ）「組織的に用いるもの」該当性の判断が過度に狭いこと理由説明書は、担当職員が一時的に作成した下書き又は備忘録であれば直ちに行政文書ではないかのように述べる。しかし、行政文書該当性及び保有個人情報該当性は、文書管理簿ヘの記載や収受印の有無で決まるものではなく、管理監督者の指示・関与、他職員による利用、共有場所での保存、業務上の必要性等を総合して判断されるべきである。
したがって、質問応答記録の作成、調査経過の復命、上席への説明、判断過程の整理に用いられた事実記録部分やメモ類は、名称が「メモ」「下書き」であっても、組織的利用が認められる余地が大きい。特に理由説明書自身が、これらのメモ類が質問応答記録書や調査経過記録書の作成に当たり作成され得ると述べているのであるから、公式記録作成の基礎資料として用いられた可能性を自ら認めているに等しい。
しかも、審査請求人は、項目３について「内部検討資料のうち事実記録部分」、項目４について「法人担当者に関する部分」と、請求範囲を既に限定している。したがって、仮に文書全体に評価・着眼点・調査手法等の記載があるとしても、そのことは文書不存在の理由にはならず、検討すべきはせいぜい部分不開示の要否である。（ウ）国税庁の文書作成・保存ルールとの整合性を欠くこと国税庁行政文書管理規則は、軽微な場合を除き、意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう文書を作成すべきことを定め、さらに、内部打合せや外部の者との折衝等で実施方針等に影響を及ぼす打合せ等の記録についても作成するものとしている。
税務調査における事実記録、聴き取り内容、調査結果の整理、事実整理メモ、上席への説明資料は、まさに調査経過と判断過程を跡付けるための中核資料である。とりわけ、聞き取りメモや事実整理メモが後続の質問応答記録や調査経過記録の作成に使われるのであれば、それを一律に担当者の便宜のための私的メモとして処理する説明は、同規則の建付けと整合しない。
（エ）「上席への報告書等は存在しない」という説明が国税庁公表資料と整合しないこと
理由説明書は、「法人税等の税務調査に際し、上席国税調査官に対して報告書を作成することは無い」と述べる。しかし、国税庁が公表している実務・訴訟資料には、税務調査の経過を日々記録する調査経過記録書、調査経過等報告書、調査事績事項等兼チェックシート等が現に登場し、管理者への当日復命や、場合によっては幹部決裁がされる旨まで示されている。
少なくとも、税務調査一般について内部報告・進捗管理・確認の資料が用いられることは、国税庁の公表資料自体が示している。したがって、本件において一切の報告・起案・決裁文書が存在しないというなら、単なる抽象論ではなく、本件の担当体制、案件の重要性、復命方法、実際に用いた帳票又はシステム名、検索対象とした文書類型を具体的に示す必要がある。
加えて、審査請求人の請求は、文書の表題を厳密に固定したものではなく、「上席への報告書・起案・決裁文書」という機能的記載である。したがって、実質的に同等の文書が別名称で存在するのであれば、それも探索・特定の対象である。国税庁の標準文書保存期間基準にも、上申文書、報告関係決裁文書、報告関係書類、実地調査処理進ちょく状況表等が掲げられている以上、表題のみを根拠に不存在とするのは相当でない。
（オ）「１年未満で廃棄済み」との主張は具体性を欠き、にわかに採用できないこと
理由説明書は、「作成していたとしても保存期間が１年未満の行政文書として廃棄されている」と述べるが、その前提となる具体的な保存期間区分が示されていない。国税庁行政文書管理規則によれば、意思決定過程や事務・事業の実績の合理的な跡付け・検証に必要な行政文書は、原則として１年以上保存すべきであり、１年末満にできるのは、写し、定型的・日常的な業務連絡、単純な事実問合せへの応答、影響のない中間文書等の限定的な類型にとどまる。しかも、通常は１年末満とされる類型であっても、重要又は異例な事項に関する情報を含み、合理的な跡付け・検証に必要な場合は、１年以上の保存期間を設定すべきとされている。現に審査請求にまで発展している本件税務調査関連文書について、「１年末満で廃棄してよい軽微文書」に一律に当たるとみることには強い疑問がある。仮に本当に廃棄済みであるなら、少なくとも、各文書群について、保存期間表上の該当区分、起算日、満了日、廃棄決裁の有無、廃棄日、移管・廃棄簿への記載の有無を具体的に明らかにすべきである。そうした具体的説明を欠くままの「廃棄済みの可能性」は、存在否定の根拠としては弱すぎる。
（カ）再探索の範囲及び方法の説明が著しく不足していること再探索の説明も、「庁舎内、共有フォルダ内及び文書管理システム内を探索した」という極めて抽象的なものにとどまる。税務調査に関する文書は、紙ファイル、案件綴り、公用ＰＣローカル保存、メール本文・添付、スキャン保存領域、表計算ファイル、復命用資料、進ちょく管理表、担当者・統括官・上席の保有資料など、多様な場所に存在し得る。
探索の相当性を基礎づけるには、誰が、いつ、どの媒体・保存場所を、どのキーワード・ファイル名で、どこまで確認したのかを示す必要がある。特に本件は令和５年度調査を対象としており、人事異動等があれば、後任者、引継資料、関連部署側の保管場所まで含めて探索すべきである。
（キ）項目９・１０（文書台帳・保存期間・廃棄記録）に関する説明も足りないこと
理由説明書は、本体文書がないから、その文書属性や廃棄記録もないと一足飛びに結論づける。しかし、行政文書として整理・保存されたものであれば、行政文書ファイル管理簿や移管・廃棄簿等に痕跡が残るのが通常である。また、個別文書が独立項目として登載されていなくても、親ファイル又は案件ファイルの名称・保存場所・保存期間という形で管理情報が存在し得る。
したがって、項目９・１０の不存在をいうためには、個別文書名だけでなく、親ファイル、案件綴り、保存期間表上の該当区分、行政文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿まで探索したのかを明らかにしなければならない。
オ 文書群別の反論整理
（略）
カ 審査庁に求める具体的措置
審査庁においては、少なくとも次の事項を処分庁に補充説明させるべきである。
（ア）各文書群ごとに、「作成・取得していない」「作成・取得したが行政文書に当たらない」「行政文書として作成・取得したが保存期間満了等により廃棄した」のいずれに立つのかを明確に特定させ、その根拠事実を文書群別に説明させること。
（イ）行政文書該当性を否定する場合には、作成目的、作成者、管理監督者の指示・関与の有無、他職員による利用の有無、共有・保存の実態、廃棄権限の所在等を具体的に説明させること。
（ウ）廃棄済みと主張する場合には、保存期間表上の該当区分、起算日、満了日、廃棄決裁の有無、廃棄日、移管・廃棄簿又はこれに準ずる記録の有無を示させること。
（エ）再探索については、探索実施者、探索日時、対象とした紙ファイル・書庫・案件綴り・公用ＰＣ・メール・添付ファイル・共有フォルダ・文書管理システム・スキャン保存領域・引継資料・親ファイル・行政文書ファイル管理簿・移管・廃棄簿、並びに検索語句・ファイル名候補・文書類型を明らかにさせること。
（オ）その結果、文書の存在が確認された部分については、必要な不開示部分を適法に特定したうえで、事実記録部分及び審査請求人本人に係る保有個人情報を開示させること。
キ 結論
以上のとおり、理由説明書は、本件各文書群の不存在を基礎づけるに足りる具体性を欠き、しかも、国税庁自身の文書管理規則、保存期間基準及び公表資料と整合しない。したがって、原処分２は取り消されるべきであり、少なくとも、処分庁に対する補充説明命令、再探索及び再判断が必要である。
なお、審査請求人は、内部資料の全面ではなく「事実記録部分」や「法人担当者に関する部分」等に請求範囲を限定しているのであるから、仮に文書中に不開示情報が含まれるとしても、そのことをもって文書不存在に置き換えることは許されない。存在する文書は、適法な部分不開示処理をしたうえで開示されるべきである。
参考資料（公表資料）
（略）
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件各審査請求について
本件各審査請求は、法７６条１項に基づき審査請求人が令和７年１１月１７日に行った各開示請求（以下、第３において「本件開示請求」という。）に対し、令和７年１２月１６日付特定記号第４６５号及び同第４６８号により特定務署長（処分庁）が行った各不開示決定（原処分）について、原処分の取消しを求めるものである。
２ 原処分について
本件において、審査請求人は、各開示請求書に記載した、別紙の１及び２の「第２開示を求める保有個人情報の範囲」に掲げるもののうち原処分１については、「３．内部処理記録（審査請求人に関する部分）」、「４．聞き取りメモ」、「６．事実整理メモ」、「７．調査結果まとめ（審査請求人に関する部分）」、「８．上席への報告書・起案・決裁文書（審査請求人に関する部分）」、「９．文書名、登録番号、作成日、保存区分、保存期間、保存場所」、「１０．廃棄済みの場合：廃棄決裁日・廃棄日・廃棄理由・廃棄前の保存区分」、原処分２については、「３．内部検討資料のうち事実記録部分」、「４．聞き取りメモ（法人担当者に関する部分）」、「６．調査結果まとめ（法人分）」、「７．事実整理メモ（法人分）」、「８．上席への報告書・起案・決裁文書（法人分）」、「９．文書名、登録番号、作成日、保存区分、保存期間、保存場所」及び「１０．廃棄済みの場合：廃棄決裁日・廃棄日・廃棄理由・廃棄前の保存区分」の保有個人情報（本件請求保有個人情報）を求めている。本件開示請求に対し、処分庁は、本件請求保有個人情報を取得又は作成していないか、取得又は作成していたとしても保存期間が１年未満の行政文書として廃棄されており、保有していないとして原処分を行った。これに対して、審査請求人は原処分の取消しを求めていることから、以下、本件請求保有個人情報の保有の有無について検討する。
３ 本件請求保有個人情報の保有の有無について
（１）本件請求保有個人情報の保有の有無について処分庁に確認したところ、以下のとおりであった。
ア 処分庁は、審査請求人が実質的に代表者を務める特定法人に対し法人税等の税務調査を行った。
イ 特定税務署法人課税部門による法人税等の税務調査により取得又は作成された文書については、特定税務署法人課税部門において保存される。
ウ 本件請求保有個人情報のうち内部処理記録、聞き取りメモ、事実整理メモ、調査結果まとめ、内部検討資料のうち事実記録部分、聞き取りメモ（法人担当者に関する部分）、調査結果まとめ（法人分）、事実整理メモ（法人分）については、担当する職員によっては質問応答記録書や調査経過記録書の作成に当たり、下書き又は備忘記録として一時的に作成作業の便宜に要するため作成される可能性はあるが、組織的に用いるものとして作成したものではなく、行政文書に該当するものではない。
エ 本件請求保有個人情報のうち上席への報告書・起案・決裁文書及び上席への報告書・起案・決裁文書（法人分）については、法人税等の税務調査に際し、上席国税調査官に対して報告書を作成することは無い。
オ 上記ウ及びエのとおり、行政文書として、内部処理記録、聞き取りメモ、事実整理メモ、調査結果まとめ、上席への報告書・起案・決裁文書、内部検討資料のうち事実記録部分、聞き取りメモ（法人担当者に関する部分）、調査結果まとめ（法人分）、事実整理メモ（法人分）、上席への報告書・起案・決裁文書（法人分）は作成されていないため、これらの文書属性及び廃棄した記録は作成・保有していない。
カ 本件各審査請求を受け、改めて庁舎内、共有フォルダ内及び文書管理システム内の探索を行ったが、本件請求保有個人情報の保有は確認できなかった。
（２）上記（１）アないしカの処分庁の説明に不自然な点はなく、これを覆すに足る事情は認められない。また、処分庁が上記（１）カで探索した範囲も不十分とはいえない。
（３）したがって、処分庁において、本件請求保有個人情報を保有しているとは認められない。
４ 結論
以上のとおり、処分庁において本件請求保有個人情報を保有しているとは認められないため、本件請求保有個人情報を保有していないことを理由に不開示とした原処分は妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は、本件各諮問事件について、以下のとおり、併合し、調査審議を行った。
① 令和８年３月２７日諮問の受理（令和８年（行個）諮問第１２６号及び同第１２８号）
② 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
③ 同年４月１３日審査請求人から意見書を収受（同上）
④ 同年７月９日審議（同上）
⑤ 同年９月３日令和８年（行個）諮問第１２６号及び同第
１２８号の併合並びに審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件各開示請求について
本件各開示請求は、本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり、処分庁は、これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。これに対し、審査請求人は、本件対象保有個人情報の開示を求めており、諮問庁は、原処分を妥当としていることから、以下、本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）諮問庁は、審査請求人が開示を請求する保有個人情報の保有状況について、おおむね次のとおり説明する。
審査請求人は、別紙の１及び別紙の２に記録された保有個人情報の開示を求めており、処分庁に保有状況等を確認したところ、そのうち、別紙の１の「３．内部処理記録（審査請求人に関する部分）」、「４．聞き取りメモ」、「６．事実整理メモ」及び「７．調査結果まとめ（審査請求人に関する部分）」並びに別紙の２の「３．内部検討資料のうち事実記録部分」、「４．聞き取りメモ（法人担当者に関する部分）」、「６．調査結果まとめ（法人分）」及び「７．事実整理メモ（法人分）」については、担当者の下書き用としてこれらの文書を作成する可能性はあるものの、組織的に用いるものとして作成するものではないため、行政文書に該当するものではない。仮に、これらの文書を取得又は作成していたとしても保存期間が１年未満の行政文書として廃棄されており、保有していない。
また、別紙の１の「８．上席への報告書・起案・決裁文書」及び別紙の２の「８．上席への報告書・起案・決裁文書（法人分）」は、法人税等の税務調査に際し、上席国税調査官に対して報告書を作成することがないため、作成することはない。
上記のとおり行政文書に該当しない文書及び作成する必要がない文書であるため、これらの文書属性及び廃棄した記録は作成・保有していない（上記第３の３）。
（２）これを検討するに、諮問庁は、上記の「上席への報告書・起案・決裁文書」との記載にある「上席」の文言を、税務署における「上席国税調査官」との名称の官職にある者と解釈した上で、この「上席国税調査官」に対する報告書は作成することがない旨説明する。しかし、審査請求人のいう「上席」の語は、これを諮問庁の説明のように限定的に解釈する理由はなく、一般に調査担当者よりも上位の職位にある者を指すと解するのが相当である。
また、諮問庁は、審査請求人のいう「内部処理記録」や「調査結果まとめ」の名称に該当する文書を、組織的に用いるものでないとして行政文書に当たらないと解釈しているが、そのように解釈する理由は必ずしも明らかでない。さらに、これらが行政文書であるとした場合に、その保存期間が１年未満である理由も明らかでない。
そうすると、処分庁は、「上席への報告書・起案・決裁文書」及び「上席への報告書・起案・決裁文書（法人分）」という開示請求文言を理由なく狭義に解釈し、これによって審査請求人が請求している保有個人情報を誤って解釈したものであり、また、それ以外の保有個人情報についても、特定が不十分であるといわざるを得ない。
この点において、原処分には判断の対象を誤った不備があり、また、原処分は、保有個人情報の特定が不十分であるから、これを取り消し、改めて保有個人情報を特定し、開示決定等をすべきである。
３ 本件各不開示決定の妥当性について
以上のことから、本件対象保有個人情報につき、これを保有していないとして不開示とした各決定については、改めて本件対象保有個人情報が記録された文書を特定し、開示決定等をすべきであることから、取り消すべきであると判断した。
（第４部会）
委員白井幸夫、委員田村達久、委員野田崇
別紙（開示を請求する保有個人情報）
１ 開示を請求する保有個人情報（諮問第１２６号）
【第１対象調査の特定】
本請求は、特定署が令和５年度に実施した任意調査（実地調査・机上調査・任意同行）に関し、特定署が作成・取得・保有する「審査請求人本人（特定個人）に関する情報」のみに限ります。
（１）対象者
① 審査請求人本人
② 特定法人のうち「審査請求人個人に関する部分」
※法人秘密・第三者情報は黒塗りで構いません。
【第２開示を求める保有個人情報の範囲】
３．内部処理記録（審査請求人に関する部分）
４．聞き取りメモ
６．事実整理メモ
７．調査結果まとめ（審査請求人に関する部分）
８．上席への報告書・起案・決裁文書（審査請求人に関する部分）９．文書名、登録番号、作成日、保存区分、保存期間、保存場所１０．廃棄済みの場合：廃棄決裁日・廃棄日・廃棄理由・廃棄前の保存区分
２ 開示を請求する保有個人情報（諮問第１２８号）
【第１対象調査の特定】
本請求の対象は、特定署が令和５年度に特定法人に対して実施した任意調査（実地調査・机上調査・任意同行を含む）に関して作成または取得した行政文書のうち、以下に該当するものとします。
対象法人：特定法人
対象期間：令和５年度調査全期間
対象文書：法人調査に関連するすべての事実記録
※法人秘密や他の役員の個人情報部分は黒塗りで構いません。
【第２開示を求める保有個人情報の範囲】
３．内部検討資料のうち事実記録部分
４．聞き取りメモ（法人担当者に関する部分）
６．調査結果まとめ（法人分）
７．事実整理メモ（法人分）
８．上席への報告書・起案・決裁文書（法人分）
９．文書名、登録番号、作成日、保存区分、保存期間、保存場所１０．廃棄済みの場合：廃棄決裁日・廃棄日・廃棄理由・廃棄前の保存区分
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_rk0803.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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