諮問庁：厚生労働大臣
諮問日：令和８年３月３日（令和８年（行個）諮問第７１号）
答申日：令和８年６月１９日（令和８年度（行個）答申第７３号）
事件名：本人が申告した特定法人に係る申告処理台帳等の不開示決定（不存在に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき、これを保有していないとして不開示とした決定は、妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
本件審査請求の趣旨は、個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）７６条１項の規定に基づく開示請求に対し、令和７年９月１６日付け愛労発基０９１６第３号により愛知労働局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について、その取消しを求めるというものである。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は、審査請求書によると、おおむね以下のとおりである。
（１）経緯
ア 私は、令和７年特定月頃、愛知労働局の個人情報開示請求窓口（特定Ａ課）に対し、「私が特定事業場の件で特定労働基準監督署に相談や申告をした記録について、請求可能なものをすべて教えてほしい」と連絡した。特定Ａ課は、最も古いもので「平成１４年に私が特定労働基準監督署へ申告したときの監督復命書がある」旨を説明した。特定Ａ課の担当者は、「愛知労働局の特定Ｂ課に確認したところ、原本などについては破棄されているものの、システム上のデータを調べたところデータが残されていることが判明した」と私に説明した。
イ 私は、平成１４年頃に特定会社に関して特定労働基準監督署へ申告した記憶があり、まさにその情報を開示請求したいと考えていたため、令和７年特定月特定日付けで「平成１４年度に私が特定労働基準監督署に申告した特定事業場（特定所在地）に係る監督指導復命書及び添付書類一式」の開示請求を行った。
ウ ところが、令和７年８月２１日付けで私に交付された文書には、「平成２０年特定月特定日に文書保存期間５年が満了し、開示請求があった時点で対象保有個人情報を廃棄済みのため不開示とした。」という理由が記載されており、上記保有個人情報を不開示とする旨の決定がされたことを知った。
エ 私は、不開示を実質的に決定した愛知労働局の特定Ｂ課の担当者に話を聞いた。特定Ｂ課の担当者の話では、「データについてはよくわからない」という説明であった。
オ 私は、決定通知を受け取ったその日に「平成１４年度に私が特定労働基準監督署に申告した特定事業場（特定所在地）に係る監督指導復命書及び添付書類一式【データ化されている復命書の印刷したもの労働局又は特定労働基準監督署で保管されているもの】」に対する開示請求書を提出した。
カ しかし、令和７年９月１６日付けで私に交付された文書は、やはり「平成２０年特定月特定日に文書保存期間５年が満了し、開示請求があった時点で対象保有個人情報を廃棄済みのため不開示とした。」という理由が記載されており、到底納得のいく決定ではなかった。（２）愛知労働局が開示決定を行うべきと考えている理由
厚生労働省のホームページで公開されている情報や、総務省ホームページで公開されている審査請求に関する答申などから、私の考えを記載する。
ア 「行政文書」とは、行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう）であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているものをいう（法２条２項本文（原文ママ））。「当該行政機関が保有しているもの」
「保有しているもの」とは、所持している文書をいう。この「所持」は、物を事実上支配している状態をいい、当該文書を書庫等で保管し、又は倉庫業者等をして保管させている場合にも、当該文書を事実上支配（当該文書の作成、保存、閲覧又は提供、移管又は廃棄等の取扱いを判断する権限を有していること。なお、例えば、法律に基づく調査権限により関係人に対し帳簿書類を提出させこれを留め置く場合に、当該行政文書については返還することとなり、廃棄はできない等、法令の定めにより取扱いを判断する権限について制限されることはあり得る。）していれば、「所持」に該当し、保有しているということができる。
また、一時的に文書を借用している場合や預かっている場合等、当該文書を支配していると認められない場合には、保有しているとはいえない。
イ 以上は、厚生労働省のホームページで公開されている「厚生労働省が保有する行政文書の開示請求に対する開示決定等に係る審査基準」に記載されている内容である。
ウ 続いて、総務省ホームページで公開されている審査請求について、令和５年度（行個）答申第５０３９号、事件名「本人に係る労働者死傷病報告の不開示決定（不存在）に関する件」に記載の内容を引用する。
第５審査会の判断の理由には、「労働基準行政システム内に保存されているテキストデータを確認したところ、電子保存されている情報があることが確認できた」、「このため、当該文書は、審査請求人を本人とする保有個人情報に該当すると認められ、これを対象として、改めて開示決定等をすべきである。」と記載されている。
エ 以上の内容を整理すると、
（ア）開示請求の対象となる「行政文書」には、紙媒体の原本だけではなく、電子データも含まれていると考えるべきであり、
（イ）「労働基準行政システム」に保存されているデータも「行政文書」であり、開示請求の対象となると考えるべきである。
オ 本件に照らすと、私が令和７年特定月頃に愛知労働局の特定Ａ課の担当者から「システム上のデータを調べたところデータが残されていることが判明した」という説明を受けているということは、同時期には労働基準行政システム内にデータが残されていたと考えるのが自然であり、「平成２０年特定月特定日に文書保存期間５年が満了し、開示請求があった時点で対象保有個人情報を廃棄済みのため不開示とした。」という理由で不開示決定をするというのは、愛知労働局の担当者が電子データを開示請求の対象となる「行政文書」と考えていないということになる。
カ 以上のとおり、愛知労働局の決定は間違いであるため、間違いを取消し、私の保有個人情報を開示するように求める。
（以下略）
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求の経緯
（１）審査請求人は、開示請求者として、令和７年８月２１日付け（同日受付）で、処分庁に対して、法７６条１項の規定に基づき、本件対象保有個人情報に係る開示請求をした。
（２）これに対して、処分庁が令和７年９月１６日付け愛労発基０９１６第３号により保有個人情報を保有していないとして原処分をしたところ、審査請求人は、これを不服として、同年１２月３日付け（同日受付）で審査請求をした。
２ 諮問庁としての考え方
本件審査請求について、不開示を維持することが妥当である。
３ 理由
（１）本件対象保有個人情報の特定について
本件対象保有個人情報は、存在するとすれば、「平成１４年度に審査請求人が特定労働基準監督署に申告した特定事業場に係る申告処理台帳及び添付書類一式」である。
（２）本件対象保有個人情報を保有していないことについて
ア 申告処理台帳
（ア）労働基準法等関係法令では、労働者は、事業場に同法令の違反がある場合においては、労働基準監督官に申告することができることとされている。
労働基準監督官が申告を受理した場合、対象となる事業場に対し臨検監督等の方法により、労働基準法等関係法令違反の有無を確認し、違反等が認められた場合には、その是正を指導しているところであるが、申告処理台帳は、かかる申告事案の処理状況及びその経過が記載された文書である。
（イ）特定労働基準監督署における現行の標準文書保存期間基準（保存期間表）を確認したところ、申告処理台帳の保存期間は、出頭命令等の不利益処分を行った事案に係るもの（石綿関連文書を除く。）であれば５年、不利益処分を行っていない事案であれば３年であり、保存期間を経過した申告処理台帳は廃棄するものとされている。（ウ）審査請求人が、原処分に係る開示請求が行われた時点で、審査請求人が指定する平成１４年度から５年以上経過しており、仮に保有個人情報を過去に取得・作成していたことを否定できない場合でも既に廃棄済みと考えることが妥当である。
イ 監督復命書
（ア）労働基準監督官が申告を受理し、事業場に対し臨検監督等を行った際に、事業場ごとに監督復命書を作成しており、一般的には、監督復命書の標題が付され、「完結区分」、「監督種別」、「整理番号」、「事業場キー」、「監督年月日」、「労働保険番号」、「業種」、「労働者数」、「家内労働委託業務」、「監督重点対象区分」、「特別監督対象区分」、「外国人労働者区分」、「企業名公表関係」、「事業の名称」、「事業場の名称」、「事業場の所在地」、「代表者職氏名」、「店社」、「労働組合」、「監督官氏名印」、「週所定労働時間」、「最も賃金の低い者の額」、「署長判決」、「副署長決裁」、「主任（課長）決裁」、「参考事項・意見」、「Ｎо．」、「違反法条項・指導事項・違反態様等」、「是正期日・改善期日（命令の期日を含む）」、「確認までの間」、「備考１」、「備考２」、「面接者職氏名」及び「別添」の各欄があり、臨検監督等において確認した内容や監督指導を実施した後の事案全体の処理方針等が記載される。
（イ）特定労働基準監督署における現行の標準文書保存期間基準（保存期間表）を確認したところ、監督復命書の保存期間は、使用停止命令等の不利益処分を行った事案に係るもの（石綿関連文書を除く。）であれば５年、不利益処分を行っていない事案であれば３年であり、保存期間を経過した監督復命書は廃棄するものとされている。（ウ）審査請求人が、原処分に係る開示請求が行われた時点で、審査請求人が指定する平成１４年度から５年以上経過しており、仮に保有個人情報を過去に取得・作成していたことを否定できない場合でも既に廃棄済みと考えることが妥当である。
ウ 諮問庁において、処分庁に対して、特定労働基準監督署の倉庫、文書管理システム、個別業務システム、共有フォルダ等を捜索する等により本件対象保有個人情報の有無を確認するよう指示したところ、本件対象保有個人情報の存在は確認できなかった。
エ したがって、本件対象保有個人情報を保有していないとの処分庁の決定は、諮問庁としても是認し得るものである。
４ 審査請求人の主張について
（１）審査請求人は、審査請求書の中で、「令和７年特定月に処分庁の個人情報開示請求窓口（特定課）から、平成１４年に審査請求人が特定労働基準監督署へ申告したときの監督復命書について、原本などについては破棄されているものの、システム上のデータを調べたところデータは残されていることが判明したと説明された」旨を主張している。（２）諮問庁は、処分庁に対して、開示請求窓口において回答した特定監督復命書データの提出を指示したところ、監督復命書の作成支援のために用いる個別業務システム上に、平成１４年の特定事業場の監督指導に係る電子データを保有していた。
当該電子データは、その保存状態からして、監督復命書などの行政文書を作成し、決裁権者の決裁を受ける前に入力したものと推測されるが、当該電子データにおいて、審査請求人氏名等の審査請求人本人を識別できる情報は含まれていなかった。
（３）また、当時の申告処理台帳等の紙の行政文書は、すでに廃棄済みと考えることが妥当であり、電子データについては、申告処理台帳や添付資料等の存在も確認できなかった。このため、電子データ上の監督復命書を他の情報との照合し、審査請求人を本人とする保有個人情報として特定することは困難である。
（４）あわせて付言すれば、処分庁が請求受付にあたって上記電子データの存在について審査請求人に対して行った説明は、当該電子データの保有個人情報該当性や行政文書該当性を組織的に確認・検討することなく、特定事業場に対する監督指導に係る情報が記録された電子データについて予断を持って説明したものであるが、上記のとおり不開示の判断に影響を及ぼすものとはいえない。
５ 結論
よって、処分庁において本件対象保有個人情報を保有していないことから、不開示を維持することが妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は、本件諮問事件について、以下のとおり、調査審議を行った。
① 令和８年３月３日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年５月１５日審議
④ 同年６月１５日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は、本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり、処分庁は、これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。これに対し、審査請求人は原処分の取消しを求めているところ、諮問庁は原処分を維持するのが妥当としていることから、以下、本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）本件対象保有個人情報が記録された文書は、平成１４年度に審査請求人が特定労働基準監督署に申告した特定事業場（特定所在地）に係る申告処理台帳及び添付書類一式【データ化されている復命書の印刷したもの労働局又は特定労働基準監督署で保管されているもの】である。（２）諮問庁は、本件対象保有個人情報を保有していないことについて、理由説明書（上記第３の３）において、おおむね以下のとおり説明する。
ア 本件対象保有個人情報について、存在するのであれば、「平成１４年度に審査請求人が特定労働基準監督署に申告した特定事業場に係る申告処理台帳及び添付書類一式」である。
イ 特定労働基準監督署における現行の標準文書保存期間基準（保存期間表）によると、申告処理台帳及び監督復命書の保存期間は、不利益処分を行った事案に係るもの（石綿関連文書を除く。）であれば５年、不利益処分を行っていない事案であれば３年であり、保存期間経過後は廃棄することとされている。
ウ したがって、審査請求人により原処分に係る開示請求が行われた時点で、審査請求人が指定する平成１４年から５年以上が経過していることから、仮に本件対象保有個人情報を過去に取得・作成していたことを否定できないとしても既に廃棄済みと考えることが妥当である。
エ 処分庁に対して、特定労働基準監督署の倉庫、文書管理システム、個別業務システム、共有フォルダ等から捜索等により本件対象保有個人情報の有無を確認するように指示したところ、本件対象保有個人情報の存在は確認できなかった。
オ また、審査請求人が、審査請求書（上記第２）の中で、処分庁から、平成１４年に審査請求人が特定労働基準監督署へ申告したときの監督復命書について、原本などについては破棄されているものの、データがシステム上に残されていることが判明したと説明された旨を主張していることについては、以下のとおりである。
（ア）処分庁においては、監督復命書の作成支援のために用いる個別業務システム上に、平成１４年の特定事業場の監督指導に係る電子データを保有していた。監督復命書などの行政文書を作成し、決裁権者の決裁を受ける前に入力したものと推測できるが、審査請求人氏名等の審査請求人本人を識別できる情報は当該電子データに含まれていなかった。
（イ）また、紙の行政文書は、既に廃棄済みと考えることが妥当であり、電子データについては、申告処理台帳や添付資料等の電子データについても存在が確認できず、電子データ上で監督復命書を他の情報と照合し、審査請求人を本人とする保有個人情報として特定することは困難である。
（ウ）上記の電子データの存在について審査請求人に対して行った説明は、予断をもって説明したものであるが、不開示の判断に影響を及ぼすものとはいえない。
（３）これらについて、当審査会事務局職員をして、諮問庁に補足説明を求めさせたところ、以下のとおり説明する。
ア 標準文書保存期間基準は厚生労働省行政文書管理規則に基づいて作成しているところ、当該規則が作られたのが平成２３年４月１日であり、当時（平成１４年）の標準文書保存期間基準は作成しておらず、平成２３年４月１日以前は、申告処理台帳及び関係する監督復命書は、通達に基づき事案完結後３年保存し、その後廃棄することとなっていた（なお、当該通達については既に廃棄されている。）。
イ 個別業務システムとは、監督等業務に係る業務処理を支援する「労働基準行政システム」を指し、当該電子データは、監督復命書の様式に「監督官氏名」、「面接者職氏名」等の情報が記録されていない状態のものである。通常、監督復命書の決裁においては、復命者が「監督官氏名」、「面接者職氏名」を記載してから決裁を行うこととしており、このことから決裁権者の決裁を受ける前に入力したものと推察され、最終的に誰が起案し、いつ、どのような決裁を受けたのかが不明である。なお、審査請求人が請求している「申告処理台帳」は労働基準行政システムにおいても記録が存在しない。
（４）上記（２）イにおいて諮問庁が説明する現行の標準文書保存期間基準（保存期間表）の内容に鑑みれば、当時の通達の内容は確認できないにしても、上記（３）アの諮問庁の説明は首肯できる。
また、当審査会において、諮問庁から当該電子データの提供を受け、その内容を確認したところ、監督種別、監督年月日、事業の名称等の情報は記録されているが、審査請求人本人を識別することができる情報を含むものとは認められない。なお、審査請求人が指摘する令和５年度（行個）答申第５０３９号は、労働基準行政システム内に保存されている電子データの内容を当審査会において確認したところ、当該事案の審査請求人の氏名が記載された「労働者死傷病報告」という表題の文書であることが認められたため、当該文書は、当該審査請求人を本人とする保有個人情報に該当するとして、これを対象に改めて開示決定等をすべきであると答申したものであり、審査請求人本人を識別できる情報を含まない本件電子データについて、改めて開示決定等をすべきとする根拠とはならない。
（５）以上を踏まえると、愛知労働局において、本件対象保有個人情報を保有していないとする諮問庁の説明は、不自然、不合理であるとは認められず、これを覆すに足りる事情も認められない。また、本件対象保有個人情報の探索方法等についても、問題があるとは認められない。したがって、愛知労働局において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人はその他種々主張するが、いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから、本件対象保有個人情報につき、これを保有していないとして不開示とした決定については、愛知労働局において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず、妥当であると判断した。
（第３部会）
委員稲山文男、委員久末弥生、委員芳仲美惠子
別紙
１ 本件対象保有個人情報が記録された文書
平成１４年度に審査請求人が特定労働基準監督署に申告した特定事業場（特定所在地）に係る申告処理台帳及び添付書類一式【データ化されている復命書の印刷したもの労働局又は特定労働基準監督署で保管されているもの】
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_rk0802.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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