経営管理会社は、外部委託を行う際には、外部委託に伴う潜在的な各種のリスクの伝播等の影響を勘案し、顧客保護又は経営の健全性を確保する観点を踏まえた委託方針を作成するとともに、例えば重要な外部委託については経営管理会社による承認プロセスを設ける等、その経営の健全性の確保の観点から、必要な態勢整備(委託契約等において外部委託先に対して態勢整備を求めることを含む。)を図っているか。その際、以下に示す点に留意しているか。
①委託先の選定
保険グループの経営の合理性や当該グループのレピュテーション等の観点から問題ないか等の観点から、委託先の選定を行っているか。
②契約内容
契約内容は、例えば、以下の項目について明確に示されるなど十分な内容となっているか。また、当該契約内容が文書で担保されているか。
ア.提供されるサービスの内容及びレベル並びに解約等の手続き
イ.委託契約に沿ってサービスが提供されない場合における委託先の責務。委託に関連して発生するおそれのある損害の負担の関係(必要に応じて担保提供等の損害負担の履行確保等の対応を含む。)
ウ.グループ内会社が、当該委託業務及びそれに関する委託先の経営状況に関して委託先より受ける報告の内容
①管理態勢
委託業務に関する管理者の設置、モニタリング、検証態勢(委託契約において、委託先に対して業務の適切性に係る検証を行うことができる旨の規定を盛り込む等の対応を含む。)等の管理態勢が整備されているか。
①情報提供
委託事務の履行状況等に関し委託先から経営管理会社又はグループ内会社への定期的な報告に加え、必要に応じグループ全体として適切な情報が迅速に得られる態勢となっているか。
①監査
経営管理会社又はグループ内会社において、外部委託業務についても監査の対象としているか。
①緊急時等の対応
委託契約に沿ったサービスの提供が行われない場合にも、保険グループ全体の業務に大きな支障が生じないよう対応が検討されているか。また、保険グループ全体のレピュテーションに与える影響等を考慮しているか。
①グループ内会社への外部委託
委託契約が経営管理会社とグループ内会社との間において締結される場合に、契約の内容が実質的に委託先への支援となっており、アームズ・レングス・ルールに違反していないか。